Antes de iniciar con el tema, explicaremos a que nos referimos cuándo hablamos de “Conciliación Contable de Activo Fijo”. Así se le conoce al proceso de verificar la existencia física de los activos de la contabilidad o “Base de Activo Fijo”. Su principal fin, es asegurar que los valores que se reportan a los estados financieros, sean confiables.
En muchas ocasiones, dentro de las compañías se realizan ejercicios que demandan gran cantidad de recursos internos, sin llegar a buenos resultados; inclusive en la mayoría de los casos, estos proyectos quedan incompletos.
El principal motivo del fracaso, es que no se cuenta con el personal con el perfil adecuado, aunado a la mezcla de recursos de diferentes áreas que deben invertirse; ya que un equipo conformado solo por personal de finanzas, difícilmente podrá llevar de forma adecuada las actividades de campo. Por otro lado, muchas veces existen errores metodológicos, el más común es tomar la misma base de activo fijo, y darse la tarea de “buscar” cada activo en planta.
A continuación, cinco consejos para realizar una depuración exitosa de tu base de activo fijo:
- Analizar la opción de contratar a un experto: Es posible que el costo-beneficio sea mayor, ya que tendrá que asegurar un buen resultado; así los recursos de la empresa se destinan a actividades de mayor valor. Importantísimo seleccionar a un proveedor con experiencia comprobada y conocimiento integral en la gestión de Activo Fijo.
- Inventario físico: Realizar un inventario físico “base cero”, estableciendo los criterios de control a futuro. Apoyarse con áreas técnicas y operativas de la empresa, ya que es posible que recaben mejor información de los activos. Una vez realizado el inventario físico, conciliarlo con la base de activo fijo.
- Documentación de soporte: Es probable, que en algunos casos la información de la base de activo fijo, no permita identificar correctamente a que se refiere una inversión. Será necesario, apoyarse con documentación o soporte de las inversiones realizadas.
- Involucrar a personal técnico. Es importante, aprovechar el conocimiento que tiene el personal responsable de operar las plantas productivas.
- Certeza de lo “No Localizado”: Durante todo el proceso, documentar la información que nos lleve a clasificar los activos que no sean localizados, estos conformarán el posible “ajuste”. Todo lo que se tenga cómo soporte, servirá para reportar el ajuste con mayor certeza.
