Si eres observador te habrás dado cuenta qué algunas tiendas, sobre todo el tipo club, tienen un lugar especifico para cada producto y siempre lo encuentras ahí, si bien cada tienda tiene un estilo o algo que desea proyectar, todo se lo debemos a nuestros amigos los japoneses, quienes después de la segunda guerra mundial popularizaron el tema de calidad y junto a esa ola de innovación productiva Toyota y sus ingenieros crearon la metodología 5s por sus siglas en japones:
- Clasifica (Seri)
- Ordena (Seiton)
- Limpia (Seiso)
- Estandariza (Seiketsu),
- Autodisciplina (Shitsuke)
Así como la metodología te permite trabajar en un ambiente mas limpio, ameno y seguro, también ha demostrado su poder en el aumento de productividad empresarial e impacto en el logro de objetivos.
La metodología puede ser llevada a todos los aspectos de nuestra vida donde queramos mejorar. ¿A quién no le ha pasado que requiere un correo antiguo de un cliente, proyecto o personal y que pierdes varios minutos o a veces hasta horas tratando de encontrarlo?
A continuación, te proporcionamos algunos tips que te permitirán llevar esta forma de trabajo a tus documentos digitales:
- En el correo
- Crea carpetas que te permitan clasificar tus correos por tipo, ejem: cliente, área, proyecto, meta
- No mantengas en tu bandeja de entrada correos de mas de 30 días de antigüedad, si no los leíste o no diste seguimiento, seguramente no son ni importantes y mucho menos urgentes, ¡bórralos!
- Bloquea direcciones que te envían promociones o información que según tu algún día podrían servirte, pierdes tiempo borrándolos y ocupan espacio en tu bandeja
- Crea una carpeta para los correos de asuntos personales y subcarpetas para temas personales muy importantes o recurrentes, ejem: gastos, compras personales, escuelas de los hijos, seguros e hipoteca, vacaciones
- En el control de documentos digitales
- No te conviertas en la persona que tiene su “desktop” lleno de archivos que nunca usa
- Al igual que tu correo, clasifica tu información por carpetas con temas o macro temas
- No permitas que tu carpeta de “Documentos” se convierta en una dimensión desconocida
- Establece una manera estándar de nombrar tus archivos donde la fecha o revisión del archivo te permita saber cual es el mas actualizado. Jamás nombres a un archivo “Trabajo Final-Final”
Como despacho hemos apoyado a nuestros clientes a ordenar, clasificar y establecer una metodología para el control de documentos que respalden las inversiones y legal estancia de sus activos, contáctanos y con gusto te proporcionaremos las mejores herramientas.
